개인정보 처리방침
시행일 [미입력] · 문서 버전 2026-09-draft
[미입력](이하 "운영자")는 영어 단어시험 AI 채점 서비스 「ThisVoca 단어관리」(이하 "서비스")를 운영하며, 「개인정보 보호법」 등 관련 법령을 지킵니다.
역할 구분. 서비스를 이용하는 학원(원장)은 학생 개인정보의 개인정보처리자(위탁자)이고, 운영자는 학원으로부터 처리를 위탁받은 수탁자입니다. 원장·강사 계정 정보에 대해서는 운영자가 개인정보처리자입니다. 학생·보호자의 열람·정정·삭제 요청은 먼저 해당 학원에 해 주시고, 운영자에게 직접 요청하시면 학원에 전달하여 처리를 돕습니다.
1. 개인정보의 처리 목적
- 학원 공간 개설, 원장·강사 계정 관리와 본인 확인, 부정 이용 방지(로그인 실패 제한)
- 학생 계정 발급, 단어시험지 생성, 답안 사진의 AI 판독·채점 보조, 검수, 결과 PDF·오답 시험지 제공
- 반별 성적 관리 등 학원의 학습 관리 업무 지원
- 문의 응대, 서비스 오류 확인과 개선(채점 정확도 측정 포함 — 학원 내부 데이터로만 수행)
2. 처리하는 개인정보 항목
| 대상 | 항목 | 수집 방법 |
|---|---|---|
| 원장·강사 | 아이디, 이름, 비밀번호(복원할 수 없는 해시로만 저장), 소속 학원, 약관 동의 기록(일시·접속 IP), 선택한 구글 로그인 계정의 이메일·고유 식별자 | 관리자 발급, 가입·초대 참여, 본인의 구글 계정 연결 |
| 교사 계정 신청자 | 이름, 이메일, 휴대폰 번호, 학원명, 신청 내용, 개인정보 수집 동의 시각, 구글로 신청한 경우 계정의 고유 식별자 | 교사 계정 신청 화면·구글 로그인 |
| 학생 | 이름, 반, 아이디, 비밀번호(해시), 시험지 사진(학생 이름·필적 포함), 답안 판독 결과, 점수, 오답 기록, 보호자 동의 여부 표시 | 학원(원장·강사)이 등록·업로드 |
| 자동 생성 | 접속 IP(로그인 실패 제한용, 해시로 저장), 서비스 이용·변경 기록(작업 종류·계정 번호·일시), 세션 쿠키 | 서비스 이용 과정 |
서비스는 학생의 연락처·주소·주민등록번호·생년월일을 수집하지 않습니다.
3. 처리 및 보유 기간
| 항목 | 보유 기간 |
|---|---|
| 원장·강사 계정, 동의 기록 | 학원 해지(탈퇴) 시까지 |
| 학생 계정 | 학원이 학생을 삭제하거나 학원을 해지할 때까지 (퇴원 처리한 학생은 로그인만 차단되고 기록은 남습니다) |
| 시험지 사진(필적) | 검수 확정 후 학원이 설정한 기간이 지나면 자동 파기 — 기본 365일, 최소 30일. 학원이 명시적으로 "무기한"을 선택한 경우 학생 삭제·학원 해지 시까지. 확정되지 않은 시험의 사진은 학원이 확정하거나 삭제할 때까지 보관합니다(90일이 지나면 학원에 안내). 사진을 파기할 때 사진이 들어 있는 결과 PDF도 함께 지우고, 사진 없는 결과지(문항별 결과 목록)로 다시 만듭니다. |
| 점수·문항별 판정·결과 PDF | 학원이 설정한 기간(설정 시 최소 180일). 설정하지 않으면 학생 삭제·학원 해지 시까지 |
| 반 전체 통합 PDF(결과 묶음·재시험지 묶음) | 만든 뒤 7일 (결과 묶음은 내려받기가 끝나면 바로 삭제) |
| 로그인 실패 기록 | 최대 1일 |
| 미승인 교사 계정 신청 | 신청 후 90일. 승인된 신청은 회원 관리 기록으로 계정 삭제 시까지 보관합니다. |
| 구글 인증 임시 상태 | 유효기간 10분. 검증 후 바로 삭제하며, 만료된 요청은 다음 로그인 또는 일일 정리 때 삭제합니다. 구글 인증 토큰은 저장하지 않습니다. |
| 백업 | 매일 백업하며, 데이터베이스 백업은 365일, 사진·PDF 백업은 60일이 지나면 자동 삭제됩니다. 원본에서 삭제된 정보도 이 기간 동안 백업에 남아 있을 수 있으며, 복구 목적 외에는 사용하지 않습니다. |
4. 개인정보의 파기 절차 및 방법
- 보유 기간이 지난 시험지 사진은 매일 한 번 자동으로 파기하며, 사진이 들어 있는 결과 PDF도 함께 지우고 사진 없는 결과지로 다시 만듭니다(점수 기록은 학원 설정에 따름).
- 학원이 학생을 영구 삭제하면 계정, 시험 기록, 문항별 판정, 재채점 이력(다른 학생에게 옮긴 시험의 이력 중 그 학생이 기록된 것 포함), 시험지 사진, 결과 PDF, 학생 이름이 인쇄된 오답 재시험지 PDF, 학원의 반 전체 통합 PDF를 즉시 삭제하고, 오답 재시험 단어장·시험지 제목의 학생 이름은 지웁니다.
- 학원을 해지하면 해당 학원의 모든 계정과 기록, 파일을 즉시 삭제하며, 해지 사실은 개인정보 없이 학원 번호와 건수만 기록합니다.
- 전자 파일은 복구할 수 없는 방법으로 삭제하고, 백업본은 위 보관 기간이 지나면 자동 삭제됩니다. 종이 문서는 처리하지 않습니다.
5. 개인정보의 제3자 제공
운영자는 개인정보를 제3자에게 제공하지 않습니다. 다만 법령에 특별한 규정이 있거나 수사기관이 법령에 정해진 절차에 따라 요구하는 경우는 예외로 합니다. 학원 간 단어장 공유 기능은 단어·뜻·챕터만 복사하며 학생 정보는 포함하지 않습니다(오답 재시험 단어장은 제목의 학생 이름을 지우고 공유합니다).
6. 개인정보 처리위탁 및 국외 이전
| 수탁자 | 위탁 업무 | 이전 국가·방법 |
|---|---|---|
| OpenAI, L.L.C. | 시험지 사진의 AI 판독(채점 보조) | 미국 · 아래 국외 이전 참고 |
| Google LLC (Google Cloud) | 서버 운영, 데이터 저장, 백업 보관 | 서버: 대한민국(서울 리전) · 백업 저장소 위치 대한민국 서울 (asia-northeast3) |
국외 이전 (개인정보 보호법 제28조의8)
| 이전받는 자 | OpenAI, L.L.C. (미국) · 연락처: privacy@openai.com |
|---|---|
| 이전 국가 | 미국 |
| 이전 항목 | 시험지 사진(학생 이름·필적 포함), 문항(단어·뜻) |
| 이전 시기·방법 | 학원이 채점을 요청할 때마다 암호화된 네트워크(HTTPS)로 전송 |
| 이용 목적 | 답안 필기 판독(채점 보조) |
| 보유·이용 기간 | OpenAI의 API 데이터 정책에 따름. 일괄(배치) 채점에 사용한 입력·결과 파일은 처리 후 OpenAI 저장소에서 삭제합니다. |
| 거부 방법 및 거부 시 불이익 | 학원은 AI 채점을 사용하지 않을 수 있습니다(시험지 사진을 올리지 않음). 이 경우 AI 채점 기능을 이용할 수 없으며, 시험지 생성·학생·단어장 관리 등 다른 기능은 이용할 수 있습니다. |
7. 정보주체와 법정대리인의 권리·의무 및 행사 방법
- 정보주체(만 14세 미만 아동은 법정대리인)는 개인정보 열람, 정정·삭제, 처리정지, 동의 철회를 요구할 수 있습니다.
- 학생 정보는 학원이 관리하므로 해당 학원에 요청해 주세요. 학원은 서비스 화면에서 정정·퇴원 처리·영구 삭제·전체 내보내기를 할 수 있습니다.
- 원장·강사는 계정 화면 또는 아래 문의처로 요청할 수 있으며, 운영자는 지체 없이(10일 이내) 조치하고 결과를 알립니다.
8. 개인정보의 안전성 확보 조치
- 학원별 데이터 분리: 일반 회원의 조회·변경은 로그인한 계정의 학원 범위로 제한됩니다. 별도로 지정된 운영 관리자는 회원 관리 및 문의 대응을 위해 학원 이용 현황을 확인할 수 있습니다.
- 운영 관리자의 교사 화면 확인은 목적·시작·종료 기록을 남기며, 읽기 전용으로 30분 동안만 허용합니다.
- 비밀번호는 scrypt 방식의 일방향 해시로만 저장합니다.
- 전 구간 HTTPS 암호화 통신, 세션 쿠키 보안 속성(HttpOnly·HTTPS 전용) 적용
- 역할별 접근 권한(원장·강사·학생) 구분, 로그인 실패 횟수 제한
- 계정 생성·권한 변경·학생 삭제·데이터 내보내기·학원 해지 등 주요 관리 작업의 변경 기록 보관
- 서버·데이터베이스 파일 접근 권한 제한, 매일 백업. 백업은 클라우드 저장소의 기본 저장 암호화가 적용되며, 백업 파일 자체에 별도 암호화는 하지 않습니다.
9. 만 14세 미만 아동의 개인정보
학원이 만 14세 미만 학생의 개인정보를 서비스에 등록하려면 법정대리인의 동의를 받아야 합니다(개인정보 보호법 제22조의2). 운영자는 학원이 사용할 수 있는 법정대리인 동의서 양식과 학생별 동의 여부 표시 기능을 제공합니다. 동의 확인 책임은 개인정보처리자인 학원에 있습니다.
10. 쿠키
로그인 상태 유지를 위한 세션 쿠키만 사용하며, 광고·행태 분석용 쿠키는 사용하지 않습니다. 브라우저 설정에서 쿠키를 거부할 수 있으나 이 경우 로그인할 수 없습니다.
11. 개인정보 보호책임자
| 개인정보 보호책임자 | [미입력] |
|---|---|
| 연락처 | [미입력] · [미입력] |
12. 권익침해 구제 방법
- 개인정보분쟁조정위원회 (www.kopico.go.kr, 1833-6972)
- 개인정보침해신고센터 (privacy.kisa.or.kr, 국번없이 118)
- 대검찰청 (www.spo.go.kr, 국번없이 1301) · 경찰청 (ecrm.police.go.kr, 국번없이 182)
13. 처리방침의 변경
이 처리방침은 시행일부터 적용되며, 내용이 바뀌면 시행 7일 전(중요한 변경은 30일 전)에 서비스 화면으로 알리고 원장·강사에게 다시 동의를 받습니다.